PROSEDUR PERSIDANGAN VIDEO

Penyediaan persidangan pre-video

Langkah 1

Menentukan komponen sidang video seperti bilangan lokasi yang terlibat, jenis atau saiz bilik yang diperlukan, keperluan untuk menangkap audio daripada penonton semasa persidangan berlangsung, jenis sokongan yang diperlukan untuk persidangan video kelak dan juga kedarjahsampaian teknologi di kawasan yang terlibat dalam persidangan video.

  

Rajah 1.0 : Kedarjahsampaian Teknologi dari tempat kerja ke kawasan lain

                  Rajah 1.2 Bilik Mesyuarat bagi Bilangan yang besar     

                                                   

                                        Rajah 1.1 Bilik Mesyuarat bagi kumpulan yang kecil                                                                   

Rajah 1.3 Komponen yang diperlukan dalam persidangan Video

 Langkah 2

Mengenalpasti bilik yang telah ditempah bagi kegunaan persidangan video kerana organisasi perlu mengkaji semula senarai lokasi bilik persidangan video bagi kegunaan maklumat kelengkapan bilik dan hubungan utama untuk penjadualan bilik dan sokongan.

                                            Rajah 1.4 Contoh bilik bagi persidangan Video

                                                                                              

Rajah 1.5 Maklumat kelengkapan bilik & sokongan     

Langkah 3

Mengetahui maklumat teknikal daripada tempat yang paling jauh untuk menentukan sama ada sistem dan rangkaian mereka serasi dengan peralatan yang terdapat dalam organisasi. Antara perkara yang perlu diketahui ialah hubungan teknikal seperti nama, telefon dan e-mel, model unit sidang video, alamat IP, komponen perkongsian data dan firewall status.

Rajah 1.6 Ip Network

 Langkah 4

Melengkapkan temujanji persidangan video mesyuarat tersebut seperti topik mesyuarat, penerangan dan penyampaian maklumat, tarikh, masa, pilihan bilik sidang video dan sumber tambahan untuk sidang video yang mempunyai pelbagai kawasan yang terlibat dan sidang video secara langsung.

Rajah 1.7 Suasana Persekitaran Pekerja

Langkah 5

Menyelaraskan pasukan bagi persidangan video. pihak pasukan sokongan teknikal perlu menjalankan ujian sebelum sesi bermesyuarat dijalankan. 

 

Rajah 1.8 Kerjasama Pasukan Teknikal

Langkah 6

Perlu memastikan sambungan tersebut boleh dipercayai sepanjang simulasi sidang video itu. organisai memerlukan maklumat hubungan tapak jauh yang terlibat dalam persidangan video agar dapat menjalankan ujikaji dengan mengatur dan menjalankan ujian antara laman web yang bakal terlibat.

 

Rajah 1.9 Suasana Pekerja Memastikan Sambungan Tersebut Dapat Dijalankan Ke Kawasan yang lebih jauh

Langkah 7

Setelah butiran sidang video yang ditetapkan dan ujian telah selesai, sesi persidangan video untuk kegunaan bermesyuarat dapat dijalankan. organisasi dapat menyediakan kesemua peralatan yang diperlukan yang diperlukan untuk persidangan video seperti komputer, kamera web, kawalan jauh, smart TV dan sistem yang membolehkan sidang video berfungsi.

 

Rajah 1.10 Komputer                                                 Rajah 1.11 Kamera web

                             

Rajah 1.12 Mikrofon                                                     Rajah 1.13 Smart TV      

 

Rajah 1.14 Kawalan Jauh                                    Rajah 1.15 Sistem Persidangan Video                                                                                                                                                          

                                                                

Semasa persidangan video

Langkah 1

Memastikan semua persediaan telah dilakukan dengan sempurna seperti memastikan  sambungan rangkaian sudah dilaksanakan agar persidangan video dapat berjalan dengan lancar. 

                            

Rajah 2.0 Pekerja sudah sedia untuk persidangan video

Langkah 2

setiap orang mesti membuat hubungan mata melalui kamera kerana dapat memberi tumpuan  yang lebih kepada orang-orang yang berada dalam mesyuarat tersebut terhadap individu yang mereka berhubung. Peserta juga perlu menjaga bahasa badan mereka ketika persidangan video

Rajah 2.1 Suasana ketika bermesyuarat

Langkah 3

Peserta perlu mendengar apa topik yang telah dibincangkan dan boleh menanyakan soalan sebagai tanda berinteraksi ketika persidangan video. Bertanya dan menjawab soalan-soalan di tengah-tengah persidangan video memberi impak interaksi kepada mereka yang terlibat dalam persidangan video. 

               

Rajah 2.2 Pekerja Menumpukan Perhatian              Rajah 2.3 Semasa Sesi Soal Jawab (Q&A)

Langkah 4

Perlu memastikan sebarang gangguan bunyi sepanjang persidangan video berlangsung dengan menggunakan teknologi pembatalan bunyi agar dapat mengurangkan bunyi ambien supaya hanya audio suara dihantar kepada peserta mesyuarat jauh.

 Selepas Persidangan Video

Langkah 1

Organisasi perlu melakukan beberapa perkara seperti merumuskan, mengingati data, menganalisis bentuk, memerhatikan data dan membuat adalah kesimpulan tentang apa yang mereka bincangkan semasa mesyuarat.

Langkah 2.

Menutup  kata ucapan dengan baik supaya dapat menunjukkan rasa hormat kepada pihak yang lain dalam mesyuarat tersebut.

Langkah 3

Organisasi juga perlu menunjuk tanda hormat supaya dapat menjaga hubungan baik antara organisasi yang terlibat  dalam mesyuarat tersebut supaya  berpeluang bekerjasama  lagi kelak.

Langkah 4

Organisasi juga perlu memastikan  sambungan sidang video benar-benar dimatikan sebelum membuat apa-apa komen terhadap perbincangan yang telah diutarakan dalam mesyuarat.

Rajah 3.0   Suasana di penghujung mesyuarat    

                                                                                                                     

                              Rajah 3.1 Merumuskan mesyuarat